3. Organe des Vereins

Der Vorstand ist nach der CSC-Connect Muster-Satzung das wichtigste Organ mit den meisten Befugnissen. 

Der Vorstand ist zuständig für 

1. die Führung der Geschäfte des Vereins, 

2. die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu überwachen, 

3. die Einberufung und Vorbereitung der Mitgliederversammlungen einschließlich der Aufstellung der Tagesordnung,  

4. die Ausführung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung,  

5. Änderungen der Satzung,  

6. Die Wahl des Anbaurates, 

7. die Verwaltung des Vereinsvermögens und die Anfertigung des Jahresberichts,  

8. die Aufnahme neuer Mitglieder sowie den Ausschluss von Mitgliedern,  

9. die Beratung und Beschlussfassung über die Entwicklung und Aktivitäten des Vereins, 

10. Erstellung der Beitragsordnung zur Festlegung von Gebühren und Beiträgen im Verein sowie anderer Regelungen mit finanzieller Auswirkung für den Verein, 

11. Sonstige Aufgaben, die nach dieser Satzung keinem anderen Organ zugewiesen wurden.  

Damit wurden dem Vorstand ein großer Teil der denkbaren Kompetenzen übertragen. Der Vorstand ist (vorbehaltlich der Beteiligung des Mitgliederbeirats (siehe 3.4) in der Lage, alle Entscheidungen im laufenden Vereinsbetrieb selbst zu treffen. 

Vorstandsmitglied einer Anbauvereinigung darf nur werden, wer 

• unbeschränkt geschäftsfähig ist, 

• Mitglied des Vereins ist, 

• nicht verurteilt wurde wegen eines der Delikte aus § 12 Abs. 1 Nr. 1 KCanG, das in den letzten 5 Jahren vor Beantragung der Lizenz begangen wurde, 

• und die allgemein erforderliche „Zuverlässigkeit“ besitzt (z.B. ist diese nicht gegeben, wenn bereits in der Vergangenheit z.B. in einem Gewerbe Gesetze missachtet wurden oder aus Äußerungen des Vorstandsmitglieds ersichtlich ist, dass es sich nicht an die Gesetze halten wird).

Je größer der Verein, desto wichtiger die Arbeitsteilung. Eine gute Organisation innerhalb des Vereinsvorstandes führt nicht nur zu einem effektiveren Workflow, sie ist auch Voraussetzung für eine langfristige, fruchtbare und zufriedenstellende Zusammenarbeit der Vorstandsmitglieder untereinander. Viele Satzungen sehen explizit vor, dass sich der Vorstand eine Geschäftsordnung gibt und die Vorstandsmitglieder hieran gebunden sind. 

Daher macht es durchaus Sinn, die Aufgaben im Verein in einer Geschäftsordnung des Vorstandes zu verteilen. So können z.B. spezifische Aufgaben, aber auch ganze Ressorts verteilt werden. 

Sinnvoll sind beispielsweise folgende Aufgabenverteilungen: 

1. Finanzielles 

Buchhaltung, Kontakt mit Steuerberatern, Banken und Finanzämtern, Erstellung des Jahresberichts 

2. Rechtliches 

Überblick über das Vereinsrecht, Aufnahme- und Ausschlussverfahren von Mitgliedern, Kontakt mit Rechtsanwälten, Überblick über die Verträge des Vereins, Überblick über die Satzung und Bestimmungen des CanG 

3. Praktisches 

Koordination der Arbeitnehmer des Vereins, Zuständigkeit für die Vereinsimmobilie(n), Koordination der Plantage 

Wie bei jedem rechtlichen Dokument gilt auch bei der Geschäftsordnung des Vorstandes:
Je genauer die Regelungen, desto weniger Schwierigkeiten ergeben sich im Nachhinein.
Eine besondere Form muss dabei nicht eingehalten werden.  

Am besten hält man die Aufteilung schriftlich fest und lässt sie von allen Vorstandsmitgliedern unterschreiben. So können Unklarheiten und Streit im Nachhinein vermieden werden. 

Wie bei der Mitgliederversammlung, unterliegen auch die Vorstandssitzungen und die darin getroffenen Beschlüsse gewissen Regelungen. 

Voraussetzung für jeden Beschluss ist die Beschlussfähigkeit des Vorstandes.  

Wann der Vorstand beschlussfähig ist, regelt eure Satzung. In der Regel ist der Vorstand beschlussfähig, wenn alle Vorstandsmitglieder (oder ein gewisser Teil der Vorstandsmitglieder) anwesend sind. 

Im Gegensatz zur Mitgliederversammlung sehen viele Vereinssatzungen bei Vorstandssitzungen keine festen Ladungsfristen vor. Ob eine Ladungsfrist fest oder optional ist, richtet sich nach dem Wortlaut (z.B. „muss einhalten/ist einzuhalten“ = feste Ladungsfrist, „soll einhalten“ = nicht fest) 

Wenn keine feste Ladungsfrist eingehalten werden muss, kann der Vorstand spontan zusammentreten und Beschlüsse fassen. Das vereinfacht die alltägliche Arbeit des Vorstandes ungemein. 

Auch sind in der Regel Sitzungen im Wege der elektronischen Kommunikation, also beispielsweise über Messenger-Gruppen, Telefon, E-Mail oder die Vereinssoftware möglich. Das erleichtert die Arbeit im Vorstand erheblich und führt zu einem unkomplizierten und reibungslosen Ablauf im Verein und der Möglichkeit, schnell zu reagieren.  

Auch eine hybride Sitzung, bei der sich Vorstandsmitglieder vor Ort treffen und andere über elektronische Kommunikationsmittel zugeschaltet sind, ist möglich. 

Vorstandsmitglieder dürfen nicht an jeder Abstimmung teilnehmen. 

Wichtig ist zu beachten, dass Vorstandsmitglieder nicht zur Abstimmung befugt sind, wenn Gegenstand des Beschlusses 

• ein Rechtsgeschäft zwischen Verein und Vorstandsmitglied oder 

• die Einleitung oder Beendigung eines Rechtsstreits mit dem Vorstandsmitglied 

ist. In diesem Fall ist das Mitglied gemäß § 34 BGB analog von der Beschlussfassung ausgeschlossen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn es um die Abstimmung über einen Vertragsschluss zwischen Verein und Vorstandsmitglied (z.B. Dienst- oder Mietvertrag) oder Zuwendungen des Vereins an das Vorstandsmitglied geht. 

Vorstandsbeschlüsse sind in der Regel zu protokollieren. 

Die meisten Satzungen sehen die Pflicht zur Protokollierung von Vorstandsbeschlüssen vor. Diese Reglung schützt vor allem die Vorstandsmitglieder vor späteren Zweifeln und in Rechtsstreitigkeiten mit Mitgliedern wegen unliebsamen Entscheidungen. Werden Beschlüsse protokolliert, so können die Vorstandsmitglieder zu jedem Zeitpunkt die Rechtmäßigkeit ihrer Handlungen nachweisen. 

Ein Protokoll kann förmlich aufgesetzt und unterzeichnet werden. Eine einfache Variante mit gleichem Beweiswert wäre z.B. ein Screenshot der Abstimmung in einem Messangerdienst. 

Wie geht’s richtig? 

1. Ladungsfrist und -form in der Satzung prüfen und – falls nötig – die Mitglieder unter Angabe der Tagesordnungspunkte laden 

2. Feststellung der Beschlussfähigkeit 

3. Abstimmung über die Tagesordnungspunkte 

4. Abstimmungsergebnisse protokollieren 

5. Protokoll von allen Vorstandsmitgliedern unterschreiben und zu den Vereinsunterlagen speichern/abheften 

Bei der Haftung ist zu unterscheiden zwischen zivilrechtlicher und strafrechtlicher Haftung. 

Zivilrechtliche Haftung betrifft Schadensersatzansprüche des Vereins gegenüber dem Vorstandsmitglied. Ein solcher Anspruch kann beispielsweise durch fehlerhafte Geschäftsführung des Vorstandsmitglieds entstehen.  

Strafrechtliche Haftung liegt immer beim Verstoß gegen ein Strafgesetz vor. Ein Beispiel hierfür wäre die fehlende Abführung von Umsatzsteuern, beispielsweise wenn versehentlich unechte Mitgliedsbeiträge als echte Mitgliedsbeiträge deklariert und nicht versteuert werden. 

Die zivilrechtliche Haftung der Vorstandsmitglieder wurde in der CSC Connect Muster-Satzung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Vorstandsmitglieder haften gegenüber dem Verein also nicht bei Schäden, die durch einfach fahrlässige Pflichtverletzungen des Vorstandsmitglieds entstehen. Ist der Schaden nicht dem Verein, sondern einem Dritten entstanden, so haftet diesem gegenüber der Verein. 

Eine Beschränkung der strafrechtlichen Haftung ist dagegen nicht möglich. Hier haftet das Vorstandsmitglied immer dann, wenn er den Gesetzesverstoß zu verschulden hat. 

Der Anbaurat ist zuständig für 

1. die Planung und Koordination des satzungsgemäßen Anbaus, 

2. die Wahl der Cannabissorten für den Anbau, 

3. die Organisation der Trocknung und Verpackung der Ernte, 

4. die Gewährleistung der Qualität und Sicherheit der erzeugten Produkte. 

Somit fällt unter den Aufgabenbereich des Anbaurats die Planung sämtlicher Tätigkeiten, die mit dem Anbau und der Ernte von Cannabis zu tun haben. Der Anbaurat ist hingegen nicht zuständig für die Ausführung dieser Arbeiten. 

Der Grund hierfür ist folgender: Nach § 17 Abs. 1 KCanG dürfen unmittelbar mit Anbau und Weitergabe beschäftigte Personen nur geringfügig (Minijob) beschäftigt werden. Da insbesondere die Planung und Koordination des Anbaus jedoch große Verantwortung mit sich bringen, wäre es kompliziert, diese Tätigkeiten an einen Minijobber zu übergeben. 

Der Anbaurat ist selbst nicht unmittelbar mit dem Anbau oder der Ernte beschäftigt, sondern nur mittelbar durch Planung und Organisation. Ausgeführt werden die unmittelbaren Anbau-, Ernte- und Weitergabetätigkeiten dann von geringfügig beschäftigten Helfern oder unentgeltlich tätigen Personen. 

Der Mitgliederbeirat hat die Aufgabe, die Geschäftsführung des Vorstands zu überwachen und so indirekten Einfluss der Mitglieder auf wesentliche Entscheidungen des Vorstandes auszuüben. Er hat folgende Aufgaben: 

1. Die Beschlussfassung über den Abschluss von Arbeits- oder Dienstverträgen der Vorstandsmitglieder, 

2. die Kontrolle der Vorstandsbeschlüsse, 

3. Beschlüsse über die Erhebung von Mitgliedsbeiträgen und Aufnahmegebühren,  

4. Beschlüsse über die Aufnahme von Darlehen, 

5. die Entgegennahme von Anregungen, Wünschen und Kritik der Mitglieder und die Vermittlung zwischen Mitgliedern und Vorstand. 

Der Mitgliederbeirat stellt sozusagen die Schnittstelle zwischen Mitgliedern und Vorstand dar. Er soll für die Mitglieder ansprechbar sein und deren Bedürfnisse und Wünsche an den Vorstand weitergeben. 

Das Veto-Recht gilt für folgende Beschlüsse des Vorstands: 

1. Beschlüsse über den Ausschluss von Mitgliedern, 

2. Beschlüsse über die Bildung von Rücklagen. 

Der Mitgliederbeirat besteht nach der CSC Connect Muster-Satzung aus 5 Personen. Die Anzahl kann allerdings frei gewählt werden.