Egal ob es um die Aufnahme oder den Ausschluss eines Mitglieds, die Änderung von Beiträgen, den Abschluss von Verträgen oder den Kauf von Dünger oder Samen geht – jede Handlung im Verein bedarf eines vorherigen Beschlusses des zuständigen Organs.
2.1 Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung ist nach dem Konzept des Bürgerlichen Gesetzbuchs das oberste Organ im Verein. Diese Stellung ist jedoch in einem Cannabisverein nicht besonders praktikabel und deshalb weichen viele Vereinssatzungen von diesem Grundsatz ab.
Dennoch werden hin und wieder Mitgliederversammlungen benötigt und vor allem aus dem Compliance-Blickwinkel kann es durchaus Sinn machen, hin und wieder eine Mitgliederversammlung einzuberufen – wenn auch nur zur Information über geplante neue Sorten, Änderungen im Verein, Planung von Änderungen der Mitgliedsbeiträge etc.
Die Mitglieder müssen form- und fristgerecht zur Versammlung geladen werden
Wichtig bei der Mitgliederversammlung ist zunächst die Einhaltung der Form und Frist der Ladung. Die meisten Satzungen sehen Ladungsfristen von einer bis drei Wochen und eine Einladung per E-Mail unter Mitteilung der Tagesordnung vor. Wenn alle Mitglieder anwesend sind und auf die Einhaltung einer Ladungsfrist verzichten, so ist auch eine spontane Mitgliederversammlung möglich.
Im Normalfall hat jedes Mitglied in der Mitgliederversammlung eine Stimme. In der Vereinssatzung kann jedoch davon abgewichen werden und einige Satzungen differenzieren zwischen verschiedenen Formen von Mitgliedschaften. Diese Satzungen sehen in der Regel Mitglieder ohne Stimmrecht oder aber auch Mitglieder mit doppeltem oder mehrfachem Stimmrecht vor.
Die Mitgliederversammlung muss nicht nur geladen, sondern auch beschlussfähig sein.
So gut wie jede Satzung trifft eine Regelung über die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung. Manche Satzungen fordern eine gewisse Zahl an Mitgliedern, z.B. die Hälfte aller Mitglieder. Im besten Fall ist die Mitgliederversammlung jedoch nach der Satzung beschlussfähig, wenn alle Mitglieder ordnungsgemäß geladen sind. Dies verhindert, dass Mitglieder durch gezielte Abwesenheit Beschlussfassungen verhindern können.
Durchgeführt wird die Versammlung vom Versammlungsleiter. In der Regel ist dies nach der Satzung der Vorsitzende des
Vorstandes, es kann jedoch auch abweichend geregelt werden.
Wie beim Vorstandsbeschluss ist es auch hier wichtig, dass die Versammlung protokolliert und das Protokoll vom Versammlungsleiter unterzeichnet wird.
Wie geht’s richtig?
Vorbereitung:
- Prüfung der Form und Frist der Einladung zur Versammlung
- Erstellung einer Tagesordnung
- Versand der Ladung inklusive Tagesordnung in der vorgeschriebenen Form unter Einhaltung der Ladungsfrist
Durchführung:
- Benennung eines Versammlungsleiters (falls nicht in der Satzung festgelegt) und Protokollführers
- Feststellung, dass alle Mitglieder ordnungsgemäß geladen sind (falls ein Mitglied nicht geladen wurde aber trotzdem erscheint, kann es auf die Einhaltung der Ladungsfrist verzichten) und die Versammlung beschlussfähig ist
- Gewährung der Möglichkeit für die Mitglieder, Stellungnahmen zu den Tagesordnungspunkten abzugeben
- Durchführung der Abstimmungen
- Protokollierung der Abstimmungsergebnisse
Nachbereitung:
- Protokoll vom Versammlungsleiter und Protokollführer unterschreiben lassen und zu den Vereinsunterlagen speichern/abheften
2.2 Vorstandsversammlung
Wie bei der Mitgliederversammlung, unterliegen auch die Vorstandssitzungen und die darin getroffenen Beschlüsse gewissen Regelungen.
Voraussetzung für jeden Beschluss ist die Beschlussfähigkeit des Vorstandes.
Wann der Vorstand beschlussfähig ist, regelt eure Satzung. In der Regel ist der Vorstand beschlussfähig, wenn alle Vorstandsmitglieder (oder ein gewisser Teil der Vorstandsmitglieder) anwesend sind.
Im Gegensatz zur Mitgliederversammlung sehen viele Vereinssatzungen bei Vorstandssitzungen keine festen Ladungsfristen vor. Ob eine Ladungsfrist fest oder optional ist, richtet sich nach dem Wortlaut der Satzung(z.B. „muss einhalten/ist einzuhalten“ = feste Ladungsfrist, „soll eingehalten werden“ = nicht fest).
Wenn keine feste Ladungsfrist eingehalten werden muss, kann der Vorstand spontan zusammentreten und Beschlüsse fassen. Aber auch bei einer Ladungsfrist können die Vorstandsmitglieder spontan zusammentreten und auf die Einhaltung der Ladungsfrist verzichten. Das ist aber nur möglich, wenn alle anwesend sind und verzichten. Das vereinfacht die alltägliche Arbeit des Vorstandes ungemein.
Auch sind in der Regel Sitzungen im Wege der elektronischen Kommunikation, also beispielsweise über Messenger-Gruppen, Telefon, E-Mail oder die Vereinssoftware möglich. Das erleichtert die Arbeit im Vorstand erheblich und führt zu einem unkomplizierten und reibungslosen Ablauf im Verein und der Möglichkeit, schnell zu reagieren.
Auch eine hybride Sitzung, bei der sich Vorstandsmitglieder vor Ort treffen und andere über elektronische Kommunikationsmittel zugeschaltet sind, ist möglich.
Vorstandsmitglieder dürfen nicht an jeder Abstimmung teilnehmen.
Wichtig ist zu beachten, dass Vorstandsmitglieder nicht zur Abstimmung befugt sind, wenn Gegenstand des Beschlusses
- ein Rechtsgeschäft zwischen Verein und Vorstandsmitglied oder
- die Einleitung oder Beendigung eines Rechtsstreits mit dem Vorstandsmitglied
ist. In diesem Fall ist das Mitglied gemäß § 34 BGB analog von der Beschlussfassung ausgeschlossen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn es um die Abstimmung über einen Vertragsschluss zwischen Verein und Vorstandsmitglied (z.B. Dienst- oder Mietvertrag) oder Zuwendungen des Vereins an das Vorstandsmitglied geht.
Vorstandsbeschlüsse sind in der Regel zu protokollieren.
Die meisten Satzungen sehen die Pflicht zur Protokollierung von Vorstandsbeschlüssen vor. Diese Reglung schützt vor allem die Vorstandsmitglieder vor späteren Zweifeln und in Rechtsstreitigkeiten mit Mitgliedern wegen unliebsamen Entscheidungen. Werden Beschlüsse protokolliert, so können die Vorstandsmitglieder zu jedem Zeitpunkt die Rechtmäßigkeit ihrer Handlungen nachweisen.
Ein Protokoll kann förmlich aufgesetzt und unterzeichnet werden. Eine einfache Variante mit gleichem Beweiswert wäre z.B. ein Screenshot der Abstimmung in einem Messangerdienst.
Wie geht’s richtig?
Vorbereitung:
- Ladungsfrist und -form in der Satzung prüfen und – falls nötig – die Mitglieder unter Angabe der Tagesordnungspunkte laden
Durchführung:
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Abstimmung über die Tagesordnungspunkte
- Abstimmungsergebnisse protokollieren
Nachbereitung:
- Protokoll von allen Vorstandsmitgliedern unterschreiben und zu den Vereinsunterlagen speichern/abheften